論高職院校學生檔案管理面臨的問題與改革路徑-教育漫畫(資料)-高考模式變幻莫測 是探索還是折騰

王月琛

摘要：高職院校學生檔案管理水平的不斷提升是高職院校發(fā)展的重要組成部分，對于高職院校科研和教育的發(fā)展具有重要意義，同時高職院校學生檔案管理水平也是衡量高職院校管理、科研水平的重要依據(jù)，是高職院校文化建設(shè)體系中的必不可少的環(huán)節(jié)。本文從現(xiàn)階段高職院校“學生類”檔案管理面臨的問題出發(fā)，提出了適應高職院校“學生類”檔案管理的改革路徑，對高職院校更高質(zhì)量的為社會輸送人才具有重要意義。

關(guān)鍵詞：高職院校；學生檔案管理；改革路徑

一、前言

學生檔案管理工作是一項非常重要的工作，高職院校“學生類檔案管理工作是高職院校管理工作中的一個重要組成部分。隨著信息時代的發(fā)展，“學生類”檔案管理即將面臨許多新問題、新挑戰(zhàn)，如何加強高職院校“學生類”檔案的改革與創(chuàng)新，是實現(xiàn)高職院校跨越式發(fā)展，衡量高職院校管理現(xiàn)代化程度和綜合實力的重要標志。

但是一直以來，高職院校“學生類”檔案管理沒有得到社會和管理者的足夠重視，在管理過程中，無論從社會還是到高職院校管理者以及教育體系的相關(guān)部門都沒有真正認識到高職院校學生檔案對于高職院校建設(shè)和可持續(xù)發(fā)展的意義，因此高職院校檔案管理的發(fā)展速度和管理水平遠遠落后。高職院校學生檔案管理實際應用和發(fā)展中存在著管理意識薄弱、管理方式滯后、“學生類檔案利用效率低等諸多問題。

二、高職院校“學生類”檔案管理面臨的問題

（一）“人檔分離”比較普遍

高職院校“學生類”檔案中的“人檔分離”現(xiàn)象，原本指人與檔案相互對應、相互依存的關(guān)系不復存在，即在“學生類”檔案管理工作中出現(xiàn)的“有人無檔”或“有檔無人”現(xiàn)象。學生在就讀期間，有可能會有休學、退學、參軍或意外死亡等事情發(fā)生，這就需要學生檔案管理部門將這些學生的檔案材料按照相應的規(guī)定及時進行處理，并做好備案。

以羅定職業(yè)技術(shù)學院為例，像休學的要將其的檔案單獨保管，等到學生復學的時候，歸檔到新班級里；退學的將其檔案密封好，讓學生本人自己帶走；參軍的也要將其檔案單獨保管，有的部隊需要調(diào)檔的，由其部隊所在地發(fā)調(diào)檔函到學校，即可調(diào)走，等到學生復原，如果回校繼續(xù)讀書，學校再將其檔案調(diào)回學校歸檔，如果學生放棄學籍，學校不予保管；意外死亡的學生檔案不能丟棄，學生家長可以申請自帶，檔案管理人員要做好登記備案。而以往出現(xiàn)過對休學、退學、參軍學生的檔案置之不理，甚至將將意外死亡學生的檔案遺棄等狀況。從而也就形成了“有人無檔”、“有檔無人”的局面。

（二）歸檔材料不完整，“學生類”檔案管理不夠規(guī)范

介于有些高職院校的“學生類”檔案管理人員變動頻繁，對多年收集的材料不及時整理，有的“學生類”檔案材料多年未歸檔，造成檔案材料殘缺漏損。而且，有些當時未移交的材料也沒有進一步催交，時過境遷，再提起舊事，會引起部門之間的不和諧。最終受影響的是學生本人，影響的是學校“學生類”檔案工作的完成質(zhì)量。

以羅定職業(yè)技術(shù)學院為例，我們學校從升格到現(xiàn)在，學生檔案室的管理人員已經(jīng)更換三個，有相當一部分的往年的檔案材料沒有及時整理、及時歸檔，造成學生檔案材料不齊全，一旦學生找上門來沒辦法跟學生解釋清楚。還有就是有上百份的往屆畢業(yè)生的檔案由于退件沒有及時寄出，后期檔案員也沒有跟蹤再寄，使得學生檔案沒有及時回生源地，沒能及時錄入生源地的檔案信息管理系統(tǒng)，對學生的就業(yè)帶來麻煩，同時也增加了學校對檔案管理工作的負擔。

（三）材料標準不統(tǒng)一，歸檔不規(guī)范

目前的“學生類”檔案材料，對紙張的標準沒有嚴格規(guī)定，雖說統(tǒng)一采用國際標準的A4型紙張，但有個別材料仍然做不到完全統(tǒng)一，以羅定職業(yè)技術(shù)學院為例，如：體檢表，是醫(yī)院特制的，既不是A4也不是16開，還有錄取名冊的復印件（沒有錄取通知書的暫時以其代替，）是8開的，這兩種材料的擴印和縮印就會涉及浪費紙張，浪費人力。但如果不做處理，歸檔材料就不夠規(guī)范，為將來立卷帶來麻煩。

（四）管理方式落后，信息資源難整合

高職院校“學生類”檔案管理服務(wù)同一些普通高等院校一樣，本應建立起一套完善的“學生類檔案信息數(shù)據(jù)庫，更好地利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，通過數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)對“學生類”檔案的信息管理和數(shù)據(jù)共享。但據(jù)筆者的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大約有52%左右的高校還沒有建立起館內(nèi)局域網(wǎng)和“學生類”檔案管理網(wǎng)站或主頁，高職院校更加落后，“學生類”檔案管理仍處于手工操作階段，采用傳統(tǒng)手工操作模式仍然是許多高職院校“學生類”檔案管理的主要方式。

以羅定職業(yè)技術(shù)學院為例，我院還沒成立正式的檔案館，大量“學生類”檔案的管理模式依然停留在紙質(zhì)檔案的管理層面和保存方式。管理還側(cè)重于實體形式，未實現(xiàn)檔案的全文錄入和掃描，沒有建立檔案的信息數(shù)據(jù)庫，對信息的查詢依舊是翻閱檔案實體，落后的管理方式使得檔案材料歸檔過程中很容易出錯。尋找信息如同大海撈針，如果材料缺失，就更徒勞無功了。近年來，高職院校學生休學、退學、參軍、意外死亡等事件的頻繁出現(xiàn)，使“學生類”檔案管理工作量也大幅上升，隨著信息化的發(fā)展與更新，不斷要求“學生類”檔案管理電子化。傳統(tǒng)的檔案管理“你送我裝”、“你借我調(diào)”的方式，只注重收集，不注重信息開發(fā)和利用的管理模式，已經(jīng)明顯體現(xiàn)出不能適應高職院校“學生類”檔案信息化建設(shè)和電子化管理的需要。

三、高職院校“學生類”檔案管理的改革路徑

（一）加大宣傳力度，增強高職院校師生的檔案意識

“學生類”檔案管理是關(guān)系到能否客觀公正反映一個學生的真實情況，使學生能順利畢業(yè)和就業(yè)的大事，是關(guān)系到是否為社會輸送人才的大事。因此，高職院校要在學院相關(guān)職能部門及廣大師生員工中大力宣傳“學生類”檔案工作的重要性，增強師生的檔案意識，比如：通過板報形式宣傳《檔案法》、《高校學生檔案管理工作條例》和檔案知識等；也可以通過印制宣傳資料、小冊子或漫畫的形式對檔案知識進行大力宣傳；將宣傳資料發(fā)到教職員工和學生手中。

只有這樣，才能讓教職員工和學生更深入地了解檔案方面知識，認識檔案工作的重要性；只有這樣，才能形成人人關(guān)心學生檔案工作的良好局面，才能使“學生類”檔案管理工作規(guī)范化、科學化、制度化，才能確保“學生類”檔案歸檔的及時性和完整性，才能提高“學生類”檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）明確“學生類”檔案管理部門，確定學生檔案歸檔范圍

高職院校要做好“學生類”檔案管理工作，必須制定一套規(guī)范的管理制度，“學生類”檔案管理必須由指定部門負責管理。

因此，一定要明確“學生類”檔案的管理部門，以羅定職業(yè)技術(shù)學院為例，我院的“學生類”檔案管理工作由學生工作處主要負責，由各系輔導員和相關(guān)職能部門協(xié)助收集和提供材料。確定“學生類”檔案負責部門后，明確各部門職責范圍，對“學生類”檔案管理人員提出要求，將已經(jīng)明確的“學生類”檔案歸檔及收集范圍告訴檔案管理人員，讓“學生類”檔案管理人員嚴格根據(jù)要求進行檔案管理。

如：對新生檔案進行整理建檔和歸檔材料，對學生在校期間所產(chǎn)生的材料進行認真負責的審核、分類、收集、歸檔、和整理。只有規(guī)范檔案的歸檔范圍，提高“學生類”檔案的利用，才能適應現(xiàn)代化社會對檔案管理的要求。

（三）制定規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范化、科學化管理

高職院校學生檔案的產(chǎn)生過程具有連續(xù)性和周期性，要做好“學生類檔案管理工作，離不開一套行之有效的管理制度。要保持學生檔案的連續(xù)性、完整性，就必須建立完整的學生檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范，有章可循。要保持“學生類”檔案的完整性，就必須加強完善“學生類”檔案管理制度，如：保密、安全、交接、轉(zhuǎn)遞等方面的規(guī)章制度。實行規(guī)范化、科學化管理，統(tǒng)一規(guī)范、有章可循才能保證“學生類”檔案的真實、準確、全面。一定要堅持標準，嚴格執(zhí)行，只有完善各項規(guī)章制度才能適應現(xiàn)代化社會對檔案的要求，實現(xiàn)“學生類”檔案規(guī)范化、科學化管理。

（四）實現(xiàn)高職院校“學生類”檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化

以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用為核心的現(xiàn)代技術(shù)管理“學生類”檔案，開發(fā)適應高職院校“學生類”檔案自身特點的專業(yè)管理軟件，用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對“學生類”檔案有步驟、有程度地分類存檔，逐步實現(xiàn)“學生類”檔案管理標準化和規(guī)范化。建立學生檔案主頁，學習成績檔案數(shù)據(jù)庫，學生檔案數(shù)據(jù)庫等，將學生的信息準確的錄入檔案數(shù)據(jù)庫，如：姓名、性別、出生日期、籍貫、民族、政治面貌、入學時間、畢業(yè)時間、生源地、所學專業(yè)、聯(lián)系電話等基本信息。隨時錄入最新的信息，一定要保證學生檔案信息數(shù)據(jù)庫完整、真實、準確。實現(xiàn)學生檔案網(wǎng)上查閱和利用，為用人單位提供簡捷、準確的學生檔案信息。擺脫以前大量翻閱檔案查找的舊模式，使查閱變輕松、快速，也使“學生類”檔案管理更規(guī)范有序。實行學生檔案信息化、現(xiàn)代化不僅有利于檔案的規(guī)范和科學管理，還有利于檔案信息的開發(fā)和利用。

四、結(jié)語

總之，高職院校服務(wù)的核心就是為學生服務(wù)，為社會輸送優(yōu)秀的技能型人才。高職院校“學生類”檔案管理是高職院校的一項重要工作。只有不斷地改革“學生類”檔案管理機制，才能做好學生檔案管理工作。做好學生檔案管理工作，不僅有利于高職院校學生的就業(yè)，同事有利于促進高職院校管理水平的提高，也是提高高職院校自身競爭力的有效途徑之一。