高等學校檔案管理辦法
李佳航
【摘 要】當前，隨著信息技術的高速發展，高校檔案管理工作在高校信息決策中的作用日趨凸顯。如何發揮檔案管理工作在辦學發展中的作用，是當前高校面臨的突出問題。因此，高校必須充分認識提高檔案管理人員職業素質的必要性，準確把握高校檔案管理人員在職業素質方面存在的問題，探索出優化檔案管理人員職業素質的策略，使高校真正建好檔案、管好檔案、用好檔案。
【關鍵詞】高校；檔案管理；職業素質；提升策略
中圖分類號：C47 文獻標志碼：A 文章編號：1007-0125（2017）22-0175-02
一、提高高校檔案管理人員職業素質的必要性
首先，提高高校檔案管理人員的職業素質，是高校職業道德建設的組成部分。高校職業道德建設是高校辦學發展的重要任務，高校職業道德建設狀況關系到學校整體風氣和教學質量的好壞。因此，高校要從整體上提高教職人員的職業道德水平，使全體教職人員做到愛崗敬業、誠實守信、辦事公道、服務學生、奉獻社會。隨著信息技術的發展，高校檔案管理工作在高校信息決策中的作用日益凸顯，高校檔案管理人員的職業素質不僅關系到檔案工作的質量，而且關系到高校信息決策的水平。因此，提高檔案管理人員的職業素質，對于推進高校職業道德建設是非常必要的。
其次，提高高校檔案管理人員的職業素質，是高校健康發展的客觀要求。隨著事業單位改革的深入推進，使高校內部收入差距日趨明顯。這就導致了檔案管理人員在思想意識和行為上存在的問題日趨突出。比如，在觀念上強調個人意識，追求個人利益和重視個人價值；在行為上，以自我為中心，用金錢來衡量自己工作的價值，把名和利作為工作的出發點；在思想上，缺乏敬業精神和無私奉獻的高尚品德，對自己的得與失斤斤計較；在業務上，缺乏鉆研業務的干勁，不思進取，等等。這些現象和問題的存在，嚴重阻礙了高校辦學質量的進一步提升。因此，提高高校檔案管理人員的職業素質，不僅能夠使之確立愛崗敬業、誠實守信、不斷進取、服務學校、奉獻社會的基本行為準則，而且有利于部門形象的提升，使檔案管理在辦學發展中的作用更為有效地發揮出來。
再次，提高高校檔案管理人員的職業素質，是檔案管理技術進步的客觀要求。信息時代，檔案的載體形式、種類、數量、用途和管理方式都會發生很大的變化，以互聯網、計算機為代表的新的“書寫”技術、存貯技術和信息傳輸手段，在行政管理中將發揮越來越大的作用。這表明檔案文件的數量在日益增多，檔案載體正在從傳統的紙質檔案和少量的聲像檔案向紙質檔案與電子檔案并存的方向發展。隨著時間的推移，電子檔案所占的比例會越來越多，這些都是傳統的檔案管理工作中所不曾遇到的問題。特別是進入新世紀后，檔案的用途范圍也在不斷擴大。信息時代為高校檔案管理工作帶來的機遇和挑戰，歸根結底是需要有能力、有知識來解決這些新問題、面對這些新挑戰、抓住這些新機遇的專業人才，因此，高校必須培養一支具有較高職業素質的檔案管理人才隊伍。
二、高校檔案管理人員職業素質現狀
首先，高校檔案管理人員的文化水平偏低。以北華大學為例，雖然檔案管理人員不少，但是科班出身的高學歷人員不多，鮮有精通檔案管理業務者。就檔案管理人員的學歷構成來看，其中研究生學歷占24.1%，本科學歷占40.7%，大專學歷占39.4%，大專以下占6.8%。這說明，高校檔案管理人員整體文化水平較低，表現為缺乏創新意識，理論水平不高、學術意識不強，很多高技術和現代化工具使用率不高，無法適應信息化時代檔案管理工作的需要。
檔案管理人員素質低下的問題在民辦高校表現得更為突出。在長春大學旅游學院只有專職檔案管理人員兩人（資產管理處一人、校長辦公室一人），其中一人只經過簡短的培訓即上崗，另一人自上崗至今未曾經過任何培訓，僅僅通過師徒式的傳授就上崗了。在其他高校專職檔案管理人員當中，未受過專業培訓的占40%，接受過基礎培訓的占50%，畢業于檔案管理專業、受過系統教育的不足10%，即絕大多數檔案管理人員都是“半路出家”，這就導致了高校檔案人員的職業素質不是短期內能夠得到迅速提升的。
其次，高校檔案管理人員的外語知識水平普遍較低，多數檔案管理人員缺乏基本的外語讀寫能力，因此涉及外文檔案的時候，或者手足無措，或者需要借助翻譯來進行，使學校的很多外文檔案無法得到有效利用。特別是一些涉密檔案，由于檔案管理人員的職業素質不高，使泄密風險大增。隨著信息化時代的到來，互聯網改變了檔案的存儲和讀寫方式，這就要求檔案管理者必須不斷提高信息化技能。但是以北華大學為代表的地方高校，由于檔案管理者知識結構老化，導致檔案管理工作長期處于低水平徘徊狀態。由此可見，高校必須下大力氣提高檔案管理者的職業素質。
三、提高高校檔案管理人員職業素質的思路
首先，高校要加強檔案管理人員的業務培訓，使之盡快熟悉、適應現代化的檔案管理技術。高校要（下接第177頁）從自身實際出發，積極開展檔案管理人員的培訓和交流工作，可以定期去兄弟院校進行參觀學習，使其專業素質在學習中得到有效提升。基于此，高校要組織檔案管理人員開展在職進修，擴大崗位培訓的范圍和內容，使之在掌握理論知識的同時提高職業道德水平。高校特別要扎實開展檔案管理人員的保密教育工作，做到不該看的不看、不該記的不記、不該聽的不聽。2017年秋季開學伊始，齊齊哈爾大學以校史館面向全校開放為契機，加大檔案管理人員的培訓力度，在開展專業技能培訓的同時，選送一批年富力強的檔案管理人員進修檔案管理專業研究生的課程，極大拓展了檔案管理人員專業素質的提升空間。不僅如此，齊齊哈爾大學檔案館、校史館每年組織形式多樣的學習實踐活動，敢于直面問題、敢于揭短，形成了人人熟知檔案、人人善用檔案的良好態勢。
其次，高校要建立健全競爭機制，建立有效的激勵機制。在高校內部，由于檔案管理工作看起來不如教學、科研工作重要，導致了檔案管理人員工作熱情不高，其潛能沒有充分發揮。因此，高校要采取有力措施改變這一狀況，采取競爭上崗的方式，建立競爭機制，使檔案管理人員產生危機感、緊迫感，不斷激勵檔案管理人員“自發、自覺地去學習新知識、新技能，不斷提高自身的職業素質?！备咝Ｒe極推進分配制度改革，在職稱評定和業務考核過程中向檔案管理人員傾斜，調度其工作的積極性。對那些業務成績突出、職業素質高的年輕檔案管理人才，學校主管部門要采取低職高聘的方式大膽提拔任用。高校要想方設法為檔案管理人員提供更為廣闊的發展空間，最大限度提供拴心留人的環境，唯有如此才能真正提高檔案管理工作的質量。
再次，高校要采取有效措施，提高檔案管理人員自我提高的意識。要提高檔案管理人員的職業素質，應采取走出去的辦法，與地方圖書館、博物館開展學習交流活動。2017年秋季學期伊始，齊齊哈爾大學組織檔案館、學校辦公室的檔案管理人員到齊齊哈爾市檔案館開展交流活動。為了達到相互促進、相互提高的目的，雙方聯合舉辦了崗位技能比賽，高校與地方檔案管理人員同臺競技，相互取長補短，極大地激發了高校檔案管理人員提升職業技能的意識，使之充分認識到檔案管理工作的重要性，認識到自身職業素質的高低關系到學校未來的發展。
對于處于辦學發展關鍵期的高校而言，如何提高檔案管理人員的職業素質，是有效發揮檔案作用的關鍵。因此，高校要下大力氣將檔案管理工作的重心轉移到依靠科學技術進步和提高檔案管理人員的素質上來，唯有如此才能真正建好檔案、管好檔案、用好檔案。
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